Raggiungere nuovi traguardi con la tua attività. Indipendentemente dal settore in cui opera la tua organizzazione e dai prodotti e servizi che fornisci, la tua azienda deve migliorare costantemente per stare al passo con un mercato competitivo e le esigenze dei consumatori in evoluzione.
Questo processo di modifica non è facoltativo. È necessario se vuoi avere successo. La dura verità è che le aziende che non migliorano e non si evolvono alla fine si estingueranno.
Quando è necessario un cambiamento nella tua organizzazione, come fai a implementarlo? L’azione volente o nolente senza pianificazione può fare più male che bene. Piuttosto che affrontare il cambiamento alla cieca, potresti voler prendere in prestito un concetto dalla filosofia di produzione snella: il ciclo Plan-Do-Check-Act. Continuate a leggere per saperne di più.
Cos’è il PDCA?
PDCA, che sta per Plan-Do-Check-Act, è un ciclo iterativo per il miglioramento continuo di persone, prodotti, servizi e processi aziendali.
La base di questo concetto è stata sviluppata dallo statistico e fisico americano Walter Shewhart, appassionato di utilizzare l’analisi statistica per creare un miglioramento della qualità. Il modello stesso è stato sviluppato anni dopo da William Deming che ha preso questo concetto e lo ha trasformato in un ciclo di apprendimento e miglioramento.
Il modello PDCA segue un processo in quattro fasi, di cui parleremo più dettagliatamente di seguito.
Le quattro fasi del modello PDCA
Come accennato in precedenza, avvicinarsi al cambiamento senza un piano può significare un disastro per la tua azienda. Allo stesso modo, agire in base a un piano senza valutare i tuoi progressi può essere altrettanto pericoloso.
Il ciclo PDCA mira a eliminare questi problemi con un processo in quattro fasi, in cui ogni passaggio è fondamentale perché ti prepara al successo nella fase successiva. Diamo un’occhiata più da vicino a questi passaggi e cosa rappresentano.
Nuovi traguardi con la tua attività: Piano
Per ideare un piano che implementi con successo il cambiamento desiderato nella tua organizzazione, dovrai porre le seguenti domande:
Qual è il problema che stai riscontrando?
Di quali risorse avrai bisogno per risolvere questo problema?
Quali risorse hai già a nostra disposizione in questo momento?
Come puoi risolvere al meglio questo problema con le risorse disponibili?
Che aspetto ha il successo?
A seconda dell’entità del problema, questo passaggio potrebbe essere rapido e semplice, oppure potrebbero essere necessarie settimane o addirittura mesi di discussione per arrivare a un piano. Teoricamente, più tempo trascorri qui, più facile sarà il resto dei passaggi.
Nuovi traguardi con la tua attività: Fai
Con il tuo piano in atto, è tempo di mettere in pratica le tue idee. La cosa più importante da tenere a mente durante questa fase è che sorgeranno problemi, non importa quanto solido sia il tuo piano. Prendi questi problemi con calma e sii disposto (e in grado) di apportare modifiche man mano che procedi. Questo viene spesso fatto in un ambiente più piccolo e controllato in modo da poter imparare dagli errori e correggerli.
Una corretta comunicazione tra i membri del tuo team aiuterà a limitare il numero di problemi poiché tutti avranno un’idea chiara delle proprie responsabilità e aspettative.
Nuovi traguardi con la tua attività: Verifica
La fase più importante (e trascurata) dell’implementazione del cambiamento è il “Check”. Come ha funzionato il tuo piano nell’ambiente controllato? I tuoi obiettivi sono stati raggiunti o le tue intenzioni sono fallite durante l’esecuzione? Ora è il momento di identificare i difetti nel processo e correggerli. Forse non è stato un flop completo, ma hai riconosciuto alcune opportunità per una maggiore efficacia. In ogni caso, questo passaggio è essenziale.
Nuovi traguardi con la tua attività: Atto
Ora che hai pianificato la modifica, l’hai applicata e poi verificato per assicurarti che funzionasse, è tempo di agire su di essa. Se durante la fase di verifica hai stabilito di aver raggiunto i tuoi obiettivi, puoi applicare il tuo piano iniziale. Questo diventa quindi il processo “standard” e le migliori pratiche per questo aspetto della tua organizzazione. Diventa anche il punto di partenza per l’implementazione della prossima modifica.
Il ciclo PDCA non si ferma una volta raggiunto il tuo obiettivo iniziale, poiché è un sistema continuo che dovresti rivedere costantemente. La grande notizia è che più ci lavori, più diventa facile. Sarà il tuo piano di riferimento per ogni membro del tuo team e ti aiuterà a raggiungere nuovi traguardi con la tua attività.
Modello PDCA
Ora che capisci come il processo PDCA può aiutarti a implementare il cambiamento nella tua azienda, probabilmente ti starai chiedendo come iniziare.
Come ogni nuovo programma, processo o strumento, è utile disporre di un documento fisico su cui lavorare per compilare tutte le informazioni, condividerle con i membri del team e apportare aggiornamenti col passare del tempo.
Puoi crearne uno personalizzato in Excel o nel tuo strumento di gestione dei progetti o utilizzare uno dei modelli già pronti a tua disposizione. La chiave per un modello PDCA di successo è la chiarezza. Dovresti scrivere ogni passaggio in dettaglio, insieme a chi è responsabile per averlo fatto e quando. Più dettagliato sarà il tuo piano, migliore sarà la tua esecuzione.
Migliori pratiche PDCA
Oltre all’utilizzo di un modello PDCA, alcuni altri suggerimenti ti aiuteranno a implementare le modifiche con successo.
1. Garantire che la direzione superiore sia a bordo con queste modifiche. Senza la loro approvazione, non sarai in grado di applicare la nuova politica o procedura che crei.
2. Non smettere mai di migliorare. Ricorda che PDCA non è un tipo di procedura una tantum. Ripeti questo ciclo costantemente, apportando miglioramenti ad ogni rivoluzione e cercando la prossima opportunità per creare un cambiamento positivo.
3. Dopo aver implementato una modifica ai criteri, fallo nell’intera organizzazione. Ogni dipartimento che si occupa di qualsiasi cambiamento tu stia creando dovrebbe adottare questo come un nuovo modo di operare.
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A voi
L’implementazione del cambiamento nella tua organizzazione non sarà difficile quando imparerai a pianificare, fare, controllare e agire.
Tuttavia, è necessario se vuoi che la tua attività continui a crescere e prosperare. Le organizzazioni che si reinventano per soddisfare al meglio le esigenze del mercato, i loro clienti e i loro dipendenti sono le organizzazioni che vedremo lontano nel futuro.
Adotta oggi il ciclo PDCA e crea il miglior business che puoi fare.
cura di: Paolo Tescione.
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